Kit de survie du Product Owner : Soyez un pro de l’organisation avec Trello !

Kit de survie du Product Owner : Soyez un pro de l’organisation avec Trello !

Trello est un service web et mobile très simple permettant d’organiser des tâches à effectuer au sein de Boards contenant des Listes de Cartes. On peut bouger une Carte d’une liste à l’autre par drag and drop :

board-trello

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L’outil permet donc de gérer plusieurs boards et de les regrouper si nécessaire au sein d’organisations :

thiga-trello-2-tableaux

La collaboration est très simple à mettre en place et les fonctionnalités liées (notifications, assignation de cartes, deadlines, …) sont intuitives.

De fait, la structure de l’outil se prête tout à fait à la gestion de projet agile. nous reviendrons là dessus plus loin dans l’article.

A la base, il n’y a pas de process pré-défini ou de statuts particuliers pour les cartes, ce qui fait à la fois la force et la faiblesse de l’outil: sans process clairement défini, il est très difficile de tirer des bénéfices car il est très facile de s’éparpiller et de mal organiser ses tâches.

C’est pourquoi je vous fournirai quelques exemples tout au long de l’article. Vous pouvez également vous inspirer sur le site de Trello.

Quels usages pour un Product Owner ?

1. Gérer vos tâches au jour le jour

J’ai tenté d’utiliser de nombreux softs de todo-lists jusqu’ici (Cahier, Excel, Evernote, post-its) mais aucun ne m’a jamais entièrement satisfait, pour diverses raisons : maintenabilité de la liste, partage et accessibilité des informations notamment.

Aujourd’hui, Trello me sert de todo list claire et me permet d’avancer dans mon travail au quotidien.

J’y consigne toutes les actions à prendre demandant un minimum de travail, et cela me permet de garder la tête froide lors de journées de type PO-pompier où il est facile de perdre le fil des priorités.

En mission, il m’arrive donc souvent d’utiliser un board Trello en parallèle du process du sprint pour gérer mes actions qui ne figurent pas toujours sur le board physique : réaliser un benchmark, préparer un atelier et en réaliser le CR, proposer de nouvelles pratiques, …

Si nécessaire, j’en partage le contenu avec mes collaborateurs.

A la manière d’un backlog personnel, les listes de mon board me permettent de savoir où en est le travail :

  • est-il à prioriser ?
  • est-il d’actualité ?
  • suis-je en attente de quelqu’un ?

todo-perso

Le workflow est le suivant :

  1. A chaque sprint, je vide la liste “done”, et mets en “todo” les actions macro à effectuer en faisant un point avec mon référent en interne.
  2. Je chiffre mes tâches en pomodori (voir ci dessous).
  3. Je signale “en attente” les points qui demandent l’intervention d’un tiers.
  4. Je passe en “done” la tache une fois qu’elle est terminée.

Si vous êtes adeptes du pomodoro (si vous ne connaissez pas, je vous recommande d’essayer pendant quelques jours), l’outil Pomello  se synchronise à votre Trello et vous permet de timer les tâches de vos Boards afin de mesurer en pomodori le temps que vous prenez pour réaliser chacune d’entre elles. C’est ce que j’utilise depuis quelques semaines et cela me force à systématiquement découper un minimum mon travail : pas question que seuls les développeurs ne fassent l’exercice !

Autres outils disponibles : Workflowy (lisez notre article), Evernote, OneNote, Word, Google Docs

Avantages de Trello :

  • Visuel, permet une grande créativité dans l’organisation du travail
  • Gratuit pour un usage de base
  • Partage simple des informations
  • Connexions à Slack, Jira, Zapier (lisez notre article à ce propos)
  • API permettant de construire par dessus de Trello des services intéressants 

Inconvénients de Trello :

  • Devient difficile à lire dès que le nombre de cartes est élevé.

2. Gérer un projet à plusieurs

Si Trello est tout à fait convenable pour un usage ‘solo’, c’est dans un cadre de collaboration que l’outil prend tout son sens.

La structure de l’outil reposant sur un modèle de tableau Kanban, il se prête naturellement à la mise en place d’un flux de travail composé de listes priorisées qui sont un outil basique de l’agilité.

Vous avez à votre disposition nombre de fonctionnalités indispensables telles que le fait d’assigner une carte à une ou plusieurs personnes, surveiller certaines cartes pour recevoir les notifications liées, ou mentionner des membres de l’équipe dans des commentaires.

Au niveau des cartes, les actions de base d’un outil de gestion de projet sont disponibles :

  • rechercher une carte en filtrant sur les attributs (labels, assignation, description, …)
  • assigner une carte à un ou plusieurs collaborateur(s)
  • ajouter une description (avec une prise en charge du markdown)
  • ajouter des sous-tâches (sous forme de listes à cocher)
  • ajouter un commentaire et mentionner un collaborateur (pour déclencher une notification chez l’intéressé)
  • ajouter une pièce jointe (depuis l’ordinateur ou depuis Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive)
  • ajouter une échéance
  • ajouter des labels

Exemple de Carte dans Trello

fiche-trello

Documentation VS. Flux

Gardez cependant en tête que

la réelle force de Trello est de modéliser un flux de type Kanban

pour communiquer aux différentes parties prenantes l’avancement d’un projet et les actions à prendre pour le mener à bien. Si vous avez besoin d’une documentation extensive, gardez votre Google Drive (ou autre) et attachez vos documents dans vos cartes. Car bien que supportant le markdown, la mise en page d’une carte Trello ne sera jamais équivalente à celle d’un véritable document.

Pour voir un exemple concret d’utilisation de Trello dans un cadre technique, vous pouvez faire un tour sur l’exemple de Folding Burritos.

Si vous collaborez avec des membres en dehors de votre organisation, il est possible d’inviter un collaborateur dans un de vos boards sans qu’il puisse voir les autres.

Autres outils disponibles : Jira, Asana, Pivotal Tracker, Podio

Avantages de Trello :

  • Simple et flexible
  • Peu cher
  • Agréable à utiliser

Inconvénients de Trello :

  • Devient difficile à lire dès que le nombre de cartes est élevé.
  • Ne possède pas de système embarqué permettant de chiffrer et surveiller l’avancement d’un sprint pour faire du reporting, contrairement à des outils comme Pivotal ou Jira.

3. Pour aller plus loin

Chez Thiga, nous utilisons Trello pour gérer les opérations dans chacun de nos cercles (nous sommes en train de mettre en place l’holacratie). Nous avons ressenti l’importance de gérer les adhérences et la collaboration, c’est pourquoi Trello joue un rôle crucial dans notre collaboration à distance.

Nous n’avons pas encore créé le modèle parfait, mais pour le moment chaque cercle a son Board, et un Board global permet de suivre l’avancement macro de chaque cercle. Nous vous ferons un retour d’expérience dès que le process sera bien défini.

En attendant, je recommande aux anglophones d’aller s’abreuver des articles suivants, qui traitent de l’usage de Trello appliqué au product management (de la roadmap à la recette de développements)

Informations sur l’outil

URL : www.trello.com

Type : Liste de tâches / Gestion de projets plus ou moins complexes.

Prix : Trello est gratuit pour toutes les fonctionnalités de base, sans limite sur le nombre d’utilisateurs dans un board. Pour 5€ par mois il est possible de customiser l’interface, utiliser des emojis et attacher des fichiers de 250 Mo maximum (versus 10 Mo en version gratuite).

La version Business Class introduit des fonctionnalités propres à la gestion de projets à l’échelle de l’entreprise, en classant les boards par thématique et activité pour 8,33$ /utilisateur /mois.

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