Kit de survie du Product Owner : La gestion de projet avec Workflowy

Kit de survie du Product Owner : La gestion de projet avec Workflowy

En tant que PO, vous serez amenés à participer à d’innombrables réunions et ateliers (avec vos utilisateurs, votre Product Manager ou vos collègues) et à jongler chaque jour entre différentes priorités. Workflowy est un outil simple et peu connu, permettant à la fois d’organiser et de retrouver toutes ces informations, mais aussi de tenir à jour une liste de tâches au quotidien.

Qu’est-ce que Workflowy ?

Workflowy est un service en ligne (également utilisable sur mobile iPhone ou Android) de type “outliner”, qui permet la saisie de listes hiérarchiques, sur le modèle des listes à puces dans Word. Il s’agit donc d’une structure extrêmement flexible : contrairement aux outils de prise de note plus classiques comme Evernote ou OneNote, pas besoin de classeurs, de pages ou de catégorie ; tout élément dans Workflowy peut simplement devenir un conteneur pour d’autres éléments.

workflowy-exemple

Une telle liste peut rapidement devenir assez longue. Heureusement, il est possible d’ouvrir ou fermer les bulletpoints et même de “zoomer” sur une section spécifique du document, ce qui permet de se concentrer sur une section donnée. Un moteur de recherche permet également de filtrer instantanément la liste pour retrouver un mot-clé spécifique.

Le plus simple pour se faire une idée du fonctionnement de l’outil est de jouer avec la démo en ligne ici :

https://workflowy.com/demo/embed/

Quel usage pour un Product Owner ?

    1. Prise de note

En tant que Product Owner, je participe régulièrement à des séances de brainstorm sur les futures fonctionnalités du produit, à des tests utilisateurs ou à des rendez-vous client. Autant d’informations qui s’accumulent parfois dans le bloc-notes ou dans des documents épars sur le disque dur, difficiles à organiser ou retrouver. A la manière de logiciels comme Evernote ou OneNote, mais avec un fonctionnement beaucoup plus simple et intuitif, Workflowy constitue un excellent outil pour noter des idées au fil de l’eau pendant la réunion, mais aussi pour ensuite les réorganiser ou les regrouper après-coup. De nombreux raccourcis clavier inspirés de Word permettent de déplacer, indenter ou regrouper les éléments de la liste très facilement. Tout est indexé et disponible au même endroit. Enfin, une fonctionnalité de partage permet d’ouvrir l’accès (en mode lecture ou en mode édition) à tout ou partie de ses documents pour permettre à des collègues d’ajouter leurs propres notes ou de contribuer à une liste commune.

Je regroupe toutes les notes de réunion au sein d’une entrée “Réunion” sous chaque projet, et j’utilise les tags pour marquer les items nécessitant une action de ma part, notamment #Todo (pour tout problème qui requiert une action rapide) et #FollowUp (pour les points nécessitant d’être approfondis ou discutés). En filtrant sur le tag #Todo, je peux ainsi avoir une vue instantanée de tout ce qu’il me reste à faire.

Autres outils possibles : Evernote, OneNote, Word, Google Docs

Avantages de Workflowy :

  • Simplicité d’usage : du texte, des listes, et c’est tout !
  • Sauvegarde instantanée et synchronisation en ligne
  • Nombreux raccourcis clavier faciles à mémoriser pour déplacer, fusionner ou réorganiser les listes à puces
  • Facilité à retrouver les informations (via la recherche ou des tags)

Inconvénients de Workflowy :

  • Workflowy ne gère pas d’images ni de fichiers externes. Il est possible toutefois de copier coller des liens vers google docs. Pour gérer des fichiers PDF, des maquettes ou des notes manuscrites, un logiciel comme Evernote sera plus adapté.

    2. Liste de tâches

Il existe des milliers de logiciels de todo list sur le marché, du plus simple au plus compliqué. La plupart contraignent l’utilisateur à s’adapter à une méthodologie (GTD, ou autre) ou à un mode d’organisation défini (usage de tags, de catégories, de dates limites, de récurrence etc…).

La flexibilité de Workflowy, à l’inverse, permet à chacun de définir son organisation, tout en offrant l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à de la gestion de tâches simple (tags, hiérarchie, filtrage). La possibilité de transformer très rapidement n’importe quelle entrée en une tâche, qui peut ensuite être marquée comme terminée, est aussi un gain de temps appréciable.

Workflowy peut avantageusement remplacer un Trello, un outil de ticketing ou de gestion de bugs pour des équipes de taille limitée et ayant des besoins simples.

Autres outils possibles : Swipes, Google Keep, Google Tasks (dans Gmail), Wunderlist, Todoist

Avantages de Workflowy :

  • Simple et flexible
  • Facilité de saisie et d’export des données
  • Tâches et notes dans le même outil : l’usage de tags permet de voir d’un coup d’oeil les points important à la sortie d’une réunion et de juxtaposer l’ensemble des tâches à faire, quelle que soit leur hiérarchie
  • Collaboration : possibilité de partager des listes de tâches à un niveau très granulaire

Inconvénients de Workflowy :

  • Pas de gestion poussée des dates

Informations sur l’outil

URL : https://workflowy.com/

Demo : https://workflowy.com/demo/embed/

Type : prise de notes / liste de tâches / gestion de produit

Prix : gratuit pour la version de base, 39$ / an / utilisateur pour la version Pro. La version gratuite limite la taille totale de votre document Workflowy, mais suffit largement à un usage normal de l’application. La version Pro ajoute également quelques fonctionnalités dispensables (personnalisation des styles, sauvegarde du document sur dropbox).

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