Le BYOS ou la question des outils de collaboration

Le BYOS ou la question des outils de collaboration

Après l’avènement du BYOD (Bring Your Own Device) et sa prolifération au sein de nombreuses entreprises, qu’elles soient petites ou grosses, on voit peu à peu apparaître un mouvement similaire appelé BYOS (Bring Your Own Software) qui consiste à laisser tout un chacun utiliser les logiciels de son choix plutôt que d’utiliser la suite préconisée par l’entreprise. C’est là que la question de la communication entre toutes ces plateformes se pose, et qu’on constate l’importance de sa synchronisation pluri-outil qui va permettre d’allier les bienfaits du choix de l’outil personnel à ceux de l’unité de synchronisation de la suite logicielle commune.

Malgré l’apparente résistance au changement dont beaucoup d’entreprises font preuve, le mouvement ne semble pas s’essouffler et, selon Patrick White pour Wired, serait même en train de révolutionner notre rapport au travail et à l’entreprise.

Du déclin de la suite logicielle …

Il est vrai que lointaine paraît la période où les géants des suites logicielles monopolisaient nos postes de travail en cubicule, bien souvent accompagnés d’une très exhaustive documentation et de deux journées de formation, avec des interfaces plus pensées du point de vue de l’organisation que de celui de l’utilisateur.

Ce n’est plus le cas aujourd’hui.

De nos jours, l’utilisateur est revenu au coeur du processus d’idéation et de conception des software d’entreprise. On voit donc naître des Asana, Trello, ou bien même des Github ou autres Bitbucket, sans oublier Basecamp ou encore GrowthHacker Projets. La liste est longue et n’est pas prête de s’arrêter. Les employés expérimentent de plus en plus des plateformes qui correspondent de mieux en mieux à leurs expertises et usages et qui donc facilitent l’exécution de leurs tâches quotidiennes. Car qui mieux, pour juger de la pertinence d’une application, que les personnes qui l’utilisent vraiment?

Les équipes se diversifient. Leurs besoins respectifs se clarifient. Leur appétence numérique grandit et donc leur exigence vis à vis des outils augmente de même. Le besoin de développer des expériences fluides est donc devenu prépondérant.

Enfin, les nouvelles méthodes de conception, développement et management, qu’elles soient Agiles, Lean, Kanban, ou bien XP, nous mènent peu à peu vers un fonctionnement en équipe bien plus pluridisciplinaires et bien moins en silos. De ce fait le besoin d’une acceptation de la diversité des softwares, de leur inter-compatibilité et plus encore la nécessité de donner à chaque employé la possibilité et la capacité d’être mobile et agile se fait grandement ressentir.

À la place du travail à distance …

Ce nouvel attrait pour la mobilité et l’agilité se fait également ressentir du côté des modes de travail. En effet, les exemples de travail à distance se multiplient jusqu’à voir certaines entreprises migrer intégralement vers ce modèle, comme Basecamp qui aujourd’hui compte plus de 2/3 de ses effectifs en travail à distance ou télétravail dans plus de 32 villes aux quatre coins du globe.

Comme l’explique Dave Nevogt, fondateur de Hubstaff, si le “remote work” est aujourd’hui possible c’est grâce à la disponibilité croissante d’outils. Lorsqu’il y a cinq ans, il semblait impératif d’être sur place pour s’assurer du bon déroulé d’une mission ou d’un projet, il est aujourd’hui beaucoup plus facile de suivre toutes ces actions, tâches, opérations, à distance et ce, grâce à la multiplication  de plateformes web de gestion en tous genres : il n’est pas rare aujourd’hui de conceptualiser, éditer, corriger, commenter, remanier et publier un document en collaborant simultanément avec 10 personnes aux quatre coins du monde.

Enfin, l’importance du télé-travail au sein des organisations est devenu un critère de choix pour les nouveaux actifs.

Dans une étude récente du U.S. Bureau of Labor Statistics, les données rapportent qu’outre atlantique en 2015, environ 38% des travailleurs des secteurs du management, des affaires et de la finances télétravaillaient partiellement ou à temps plein. « Et de nombreuses sociétés sont en train de réaliser que pour attirer les jeunes talents, notamment les milléniaux, la flexibilité des conditions de travail est devenue une priorité. »

Cependant, la multiplication des outils de travail ne pose-t-elle pas un problème de management et de coordination, si chacun se présente avec son outil favori et s’y cantonne? Pour avoir travaillé avec des Products Managers qui utilisaient jusqu’à 4 outils différents selon les équipes et les besoins, je me pose la question de la réelle efficacité de cette démarche. Comme le dit Alan Trefler pour Forbes, « Gérer un écosystème interne où chacun choisit son outil de prédilection est un cauchemar car, la plupart du temps, aucun d’entre eux n’est intégré à aucune autre solutions. Ça a tendance à créer des situations particulièrement délicates, non pas seulement pour l’IT mais également pour l’organisation entière. »

Vers le BYOS, ou la synchronisation pluri-outils …

Comment concilier l’envie de chaque travailleur d’utiliser ses outils de prédilection et la volonté de faciliter la collaboration au sein de l’entreprise ?

C’est face à cette question de l’intégration des outils que l’on en vient à parler de ce nouveau mouvement BYOS (Bring Your Own Software) qui se voit accéléré par l’arrivée des outils de synchronisation de toutes ces applications.

Quand on dit outil de synchronisation, de quoi parle t-on?

C’est simple, on parle de ces petites applications discrètes qui se cachent derrière vos différents outils et qui leur permettent de communiquer ensemble, un peu comme un traducteur universel, de sorte que celui qui travaille sur une plateforme A n’ait pas à se connecter à une plateforme B pour notifier son PO qu’il a bien rempli cette tâche précise ; c’est la petite app en fond qui s’occupe de tout.

IFTTT a été l’un des premiers sur le marché de la synchronisation. Le principe sous-jacent c’est que le service permet de créer des chaînes d’instructions conditionnelles qui réalisent des actions sur une application X lorsqu’un déclencheur sur une application Y est activé.

Exemple: Chaque fois qu’un email est « étoilé » sur gmail, IFTTT va créer une nouvelle note sur Evernote pour enregistrer cet email et ses pièces jointes.

Ou encore: chaque fois qu’une pull request m’est assignée dans GitHub, slack va m’envoyer une notification.

ZAPIER a été un des acteurs qui a suivi de très près IFTTT en appliquant cette logique du « if, then », aux plateformes / web-apps de gestion. Vous pouvez par exemple utiliser cet outil pour intégrer Jira à Trello (voir notre tutoriel à ce sujet)

Autre usage possible : l’optimisation d’une feuille de suivi de KPI sur google-sheets. Chaque fois qu’un mail d’adhésion est envoyé après souscription à la newsletter de mon site, un nouvel utilisateur va s’ajouter dans ma base d’utilisateurs et par la suite directement s’intégrer sur mes dashboards de performance.

Ou encore: chaque fois qu’un utilisateur s’enregistre sur mon Saas, il reçoit automatiquement une invitation slack pour avoir accès aux canaux de support des équipes.

Cependant, bien qu’elles automatisent fortement les process et la collaboration, ces deux applications restent unilatérales; autrement dit, lorsqu’il se passe tel événement sur l’application A, tel événement est déclenché sur l’application B, mais ça ne marche pas dans l’autre sens. Ce qui, en terme de collaboration des différentes personnes d’une équipe dans le cadre du développement d’un produit paraît assez difficile à concevoir. Si mon Product Owner m’assigne une issue et qu’il n’en est pas notifié lorsqu’elle est terminée, où est la collaboration?

L’essence même du mouvement BYOS est que chacun puisse interagir avec l’autre via les plateformes de son choix et sans cette communication à double sens le BYOS est assez compliqué à mettre en place. La synchronisation à double sens est donc un enjeu clé dans la mise en place du mouvement.

UNITO de son côté s’attaque à la communication à double sens entre toutes ces plateformes. Unito est un intégrateur de plateformes de productivité de type Trello, Asana, Jira, Github, Wrike, etc… On peut alors clairement parler ici de BYOS dans le sens où la collaboration à double sens permet une communication totale les différents collaborateurs qui utilisent tous des outils différents.

Exemple: Je suis PO, j’ai mon backlog sur Asana, je l’assigne (dans Asana) à mon équipe de développeurs (qui travaille sur Github) et mon équipe reçoit ses issues et notifications directement sur Github. L’équipe complète les issues, elles s’archivent automatiquement sur Asana.

Ce qu’on retient de tout ça?

La leçon de ce mouvement BYOS, c’est la nécessaire agilité qui s’immisce dans nos méthodes mais également dans nos outils et dans l’organisation du travail en général. Comme l’utilisateur est au centre de la boucle de création et d’itération d’un produit plus pertinent et donc plus performant, on remet l’outil au service de l’utilisateur final et de l’organisation pour une meilleure productivité et une meilleure collaboration.

Et quand on voit que 70% à 85% du temps d’un travailleur qualifié est passé à préparer des meetings, y assister et débriefer pour favoriser la communication, la visibilité et la synchronisation des équipes, on se dit qu’un peu d’automatisation nous ferait probablement gagner un peu de temps, d’agilité et de mobilité.

A quand les stand-ups en bord de plage ?!

 

Source image de couverture: Dropbox

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